Microsoft Excle 常用功能筆記

一、VLOOKUP 函數使用

用途

場景	說明
人事管理	依員工編號找姓名、部門、薪資。
產品銷售	依產品代碼查詢價格、供應商。
成績系統	根據學生成績查對應等級。
財務對帳	根據帳號查找交易明細。
庫存管理	根據品項查詢剩餘數量。
數據匹配整合	把不同表格的資料整合在一起。

 語法

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

參數說明

    lookup_value

        要查找的值（可以是數字、文字、或儲存格參照）。

        例如：A2、"蘋果"、101。

    table_array

        要搜尋的資料範圍，第一欄必須包含查找值。

        例如：A2:D20。

    col_index_num

        在 table_array 中要返回的欄位編號（第一欄為 1）。

        例如：2 表示返回範圍中的第二欄。

    [range_lookup]（可選）

        TRUE（或省略）：模糊匹配。

• 匹配前做排序
• 只能數字之間，才能才能做匹配
• 匹配數字只找小於等於的最大值

        FALSE：精確匹配（最常用）。

        建議多數情況用 FALSE，避免錯誤。

常見限制

1. 只能向右查找（查找欄必須在範圍第一欄）。

2. 回傳第一個匹配值，不會找出所有結果。

3. 模糊匹配需要排序，否則會返回錯誤。

4. 大型資料表會降低效能。

5. 互相之間資料資料型態不同是不能匹配，但可以在公式中做轉換

• 文字轉數字匹配，可以使用文字*1

• 數字轉文字匹配，可以使用數字&""

二、Index 使用

用法

INDEX 是 Excel 中非常靈活的查詢函數，
主要用途是 根據指定的「列號」與「欄號」，返回表格中對應位置的資料。

常見用途：

1. 精準定位取值（根據行列座標抓取資料）。

2. 比 VLOOKUP 更靈活的查找（可向左查找，無欄位位置限制）。

3. 與 MATCH 搭配，建立動態查找公式（INDEX + MATCH）。

4. 多維資料查找（支援二維、甚至三維資料表）。

5. 建立動態範圍（作為其他公式的資料來源）。

語法

=Index(array, row_num, [column_num])

• array：資料範圍或陣列，例如 A1:C10。
• row_num：要取資料範圍的列號（在陣列中的位置，不是工作表的實際列號）。
• [column_num]：要取資料範圍的欄號（可選，若省略則預設為第 1 欄）

三、MATCH函數使用

用途 

在一列或一行中搜尋特定的值，並返回該值在範圍中的相對位置（不是儲存格地址）。

常見用途：

1. 找出某個值在資料範圍中的位置（第幾列或第幾欄）。

2. 搭配 INDEX 做動態查找（取出對應的資料）。

3. 計算排序、排名位置。

4. 配合動態範圍公式使用。

語法

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

• lookup_value
  要查找的值（可以是數字、文字、或儲存格參照）。

• lookup_array
  要搜尋的範圍（必須是一列或一欄）。

• [match_type]（可選）

  • 1（預設）：找小於或等於查找值的最大值（升序排序）。

  • 0：精確匹配（最常用）。

  • -1：找大於或等於查找值的最小值（降序排序）。

四、 SUMIFS 與 COUNTIFS 函數使用

用途

在多個條件下，對符合條件的數值加總與次數。
在單個條件下，將函數名S拿掉，對符合條件的數值加總與次數。

語法

=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]...)

• sum_range：要加總的範圍。
• criteria_range1：第一個條件檢查範圍。
• criteria1：第一個條件。
• criteria_range2, criteria2：可選，第二條件、第三條件…

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]...)

• criteria_range1：第一個條件檢查範圍。
• criteria1：第一個條件。
• criteria_range2, criteria2：可選，第二條件、第三條件…

五、 TODAY、DATE、YEAR、MONTH 與 DAYS 函數使用

Excel 日期的本質

• Excel 的日期其實是數字（序列值，Serial Number）。
• 這個數字代表從基準日開始經過的天數。
• 預設在 Windows 版 Excel（1900 系統）
• 將日期儲存格格式，轉成『數字』，會變成45866 ，表示從1900/1/1到現成的天數

日期運算特性

1. 日期加減數字 → 天數移動

   • =TODAY()+1 → 明天

   • =TODAY()-7 → 七天前

2. 日期減日期 → 天數差

   • =TODAY()-DATE(2025,1,1) → 距離今年 1 月 1 號幾天

3. 跨月份計算

   • DATE 函數會自動進位或退位：

     • =DATE(2025, 14, 5) → 2026/2/5

     • =DATE(2025, 1, 35) → 2025/2/4

常見陷阱

問題	原因	解法
顯示 ####	欄寬不足或日期序號為負數（1900 系統不能處理 1900/1/1 以前的日期）	調整欄寬或改成文字格式
日期變成文字	輸入格式 Excel 認不出（例如 2025-13-1）	請用合法格式或 DATE 函數
日期運算結果錯亂	1900 / 1904 系統切換造成	在 Excel 選項檢查「使用 1904 日期系統」設定

用途

• TODAY() 傳回系統目前的日期（不含時間）。每天重新計算會自動更新。
• DATE(year, month, day) 依照指定的年份、月份與日期，組合成一個合法的日期值。
• YEAR(serial_number) 從日期值中擷取「年份」(四位數)。
• MONTH(serial_number) 從日期值中擷取「月份」（1~12）。
• DAY(serial_number) 從日期值中擷取「日」（1~31）。

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